Відповідно до ч. 4 Розділу Х Закону «Про публічні закупівлі» (далі — Закон № 922), до 01.01.2022 року, замовник може утворювати тендерний комітет (комітети) для організації та проведення процедур закупівель. До складу тендерного комітету входять не менше 5 осіб, а його склад та положення про нього затверджуються рішенням замовника.
Оскільки рішення тендерного комітету, як колегіального органу оформлюються протоколом, то потрібна спеціальна особа, з числа членів комітету, — секретар.
Призначення секретаря
Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 30.03.2016р. № 557 затверджено Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб) (далі — Положення № 557). Замовник може розробити своє, але зазвичай, Положення № 557 використовують, як зразок.
Згідно з п.п. 2.4 Положення № 557, Голова комітету призначає секретаря з числа членів комітету та визначає його функції. При цьому, за відсутності секретаря комітету його обов'язки виконує інший член комітету, визначений його головою. Рішення голови комітету щодо призначення секретаря комітету, визначення його функцій заносяться до протоколу засідання комітету.
2 варіанти, як організувати віддалену роботу тендерного комітету
Основні функції секретаря
Тендерному комітетові потрібен секретар для ефективної діяльності комітету, забезпечення членів комітету необхідною інформацією та документами, для фіксування всіх рішень колегіального органу.
Тому, до основних функції секретаря належать:
- ведення та оформлення протоколів засідань комітету;
- оперативне інформування (усне та, за потреби — письмове) членів комітету стосовно організаційних питань його діяльності;
- за дорученням голови комітету виконання — іншої організаційної роботи;
- зберігання документів щодо здійснення публічних закупівель;
- розміщення інформації про публічні закупівлі в електронній системі закупівель через авторизовані електронні майданчики.
В той же час, щоб секретар знав всі свої зобов’язання та повноваження, а інші члени тендерного комітету не надавали йому додаткових завдань, потрібно розробити посадову інструкцію секретаря, зразок якої наведений нижче.
Зразок Посадової інструкції секретаря тендерного комітету
Розділ «Загальні положення»
- Секретар тендерного комітету (далі — секретар) призначається на посаду і звільняється Головою комітету.
- Секретар безпосередньо підпорядкований Голові тендерного комітету.
- Основними завданнями секретаря є організаційне і документальне забезпечення діяльності тендерного комітету.
- У своїй діяльності секретар керується чинним законодавством України, Конституцією України, Законом України, зі змінами та доповненнями, нормативно — правовими і законодавчими актами України, Положенням про тендерний комітет, цієї інструкцією.
- Секретар повинен знати: чинне законодавство України щодо публічних закупівель.
Розділ «Обов’язки»
Секретар зобов’язаний:
- вести та оформлювати протоколи засідань тендерного комітету;
- оперативно інформувати членів комітету стосовно засідання комітету, не пізніше, ніж за 1 робочий день;
- готувати до обговорення річний план закупівель;
- формувати технічне завдання предмету закупівлі на підставі заявок, що отримані від структурних підрозділів Закладу;
- готувати до обговорення варіанти вибору процедури закупівлі;
- розміщувати інформацію про публічні закупівлі в електронній системі закупівель через авторизовані електронні майданчики;
- надати до бухгалтерії Закладу інформацію для здійснення оплати за договорами про закупівлю:
- проводити періодичні (1 раз на місяць) звірення інформації про оплату, за договорами про закупівлю, з працівниками бухгалтерії;
- готувати звіт про результати процедури закупівлі;
- зберігати документи щодо здійснення публічних закупівель;
- надавати документи контролюючим органам;
- за дорученням голови тендерного комітету виконувати іншу організаційну роботу, що пов’язана із діяльністю тендерного комітету.
Розділ «Права»
Секретар має право:
- одержувати від працівників Закладу інформацію, необхідну для виконання своїх службових обов’язків;
- вимагати від виконавців доопрацювання документів, у т.ч. щодо технічних особливостей предмету закупівель;
- вносити свою окрему думку до протоколів тендерної комісії;
- вимагати від Закладу відшкодування всіх матеріальних витрат (на канцелярські товари, листування, технічної підтримки тощо), що пов’язані із виконанням його функцій;
- вимагати від голови тендерного комітету створення нормальних умов для виконання службових обов’язків і схоронності всіх документів, наявних у документообігу.
Інформацію про процедури закупівель оприлюднюватиме інший член комітету. Чи повинен він мати електронний цифровий підпис? Чи відображати інформацію про нього та його електронний цифровий підпис в кабінеті замовника?
Розділ «Відповідальність»
Секретар несе відповідальність за:
- дотримання вимог норм чинного законодавства та нормативних документів;
- якість і своєчасність виконання покладених на нього цією посадовою інструкцією обов’язків;
- повноту та достовірність інформації, що публікується в електронній системі закупівель;
- надання достовірної інформації членам тендерного комітету та учасникам процедур закупівель;
- недбале, халатне відношення до реєстрації і ведення документів;
- неточне і несвоєчасне виконання посадових обов’язків, передбачених цією посадовою інструкцією.
